HOP行政書士の山本です。

HOPで請け負っている行政書士業務の中に、「建設業の許可申請手続き」、それに伴う毎年の「決算変更届」の作成があります。
「決算変更届」は、建設業許可を受けた業者が毎年1回、事業年度終了後4ヶ月以内に提出しなければならない書類です。決算内容や工事経歴などがまとめられている、1期分の報告書となっています。

昨年決算変更届を作成したお客様から、今年もHOPにお願いしたいとの依頼がありました。
更に、そのお客様は建設業許可の更新申請を行う年でもあった為、更新許可申請もまとめてお手伝いすることになりました。

そこで早速お客様の会社の登記簿を取り寄せ、5年前の許可申請書と見比べたところ、

「･･･取締役が増えてる･･･」

更に、今期の決算申告書と見比べたところ、

「･･･株主が減ってる･･･」

建設業許可を受けた業者は、届け出た事項に変更があった場合、「変更届」を提出しなければなりません。これは「決算変更届」とは全く別のもの。
取締役や株主の就退任は変更届を出さねばならない事項に該当します。因みに就退任後30日以内に出さねばなりません。

慌てて役所に行き、過去の許可申請書や変更届を閲覧したところ、役員の変更届が提出された形跡がありません。
毎年提出する「決算変更届」は、取締役や株主の名簿を記載するような様式が含まれておらず、会社の登記簿を添付する必要もないため、このような事態になったのかもしれません。

しかし、このまま放置しておくと、更新許可申請を行う際に申請を受け付けて貰えない恐れがあります。そこで、急いでお客様に事情をご説明し、役員の変更届の手続きも行う事にしました。

お客様自身で行政への届出書類を作成されている場合、書類の出し忘れ等が生じる可能性があります。手続きをスムーズに進めるためにも、是非専門家にご相談頂くことをお勧めします。

（文責：山本　百合香）