給与計算業務において、最も神経を使うのは「正確な数字を出すこと」であると思われがちです。しかし、給与計算業務は数字を出して終わりではありません。計算が終わった後の「給与の振込」や「住民税の納付」といった毎月の付随業務に疲弊されている担当者の方も多いのではないでしょうか？
今回は、当事務所へ顧問契約を切り替えたことで、計算後の作業時間が劇的に短縮された事例をご紹介します。
前任の事務所からは、PDFの給与明細と合計表が送られてくるのみでした。担当者はそれを見ながら、ネットバンキングに一人ひとりの振込金額を手入力し、毎月これだけで半日がつぶれる状態に。また、手入力によるミスで「振込額が違う」という従業員からの指摘もしばしばありました。実は、給与の振込不足は、労働基準法の「全額払いの原則」に違反し得る重大なコンプライアンス・リスクでもあります。
当事務所では、給与計算完了と同時に、銀行振込用の「FBデータ（全銀協フォーマット）」を出力してお渡しすることが可能です。担当者はそのファイルをネットバンキングにアップロードするだけですので、入力ミスによる振込エラーの不安もゼロになりました。
住民税の納付について、毎月「納付書を持って金融機関の窓口へ行く」というアナログな方法で対応されていました。
給与計算と同時に、住民税納付用の「FBデータ」を作成・納品する運用へ切り替えました。各市区町村への納付額をまとめたデータをお渡しするため、担当者はそれをネットバンキングにアップロードするだけ。これまで納付書を持って金融機関で待たされていた時間も、デスクに座ったまま数分の操作で完了するようになりました。
今行っている振込作業が、「当たり前に必要なもの」と思っていませんか？
実は、社労士事務所によって「どんな形式でデータを納品するか」という配慮の差が、貴社のバックオフィス部門の作業時間や心理的負担を左右します。
「今の社労士さん、計算はしてくれるけど、その後の作業は丸投げだな･･････」
そんな違和感を覚えている方は、ぜひ一度当事務所へご相談ください。
＜私たちができること＞
・貴社のネットバンキング仕様に合わせたFBデータの作成
・クラウド勤怠・給与ソフトの連携による二重入力の廃止
などなど
計算の先にある業務の負担とリスクを、私たちと一緒に減らしていきましょう。
（文責：和田 真梨奈）