人事社労事例紹介

※通常は顧問先様への支援事例をご紹介するページですが、今回は少し視点を変えて、弊社の「実務担当者」が「社内の依頼者」をお客さまと捉えて取り組んだ事例をご紹介いたします。

　人事労務の実務を担当していると、給与計算や手続き書類の作成、データ集計、郵送作業など、日々さまざまな業務が発生します。

　私は、タスクを振ってくださる方や確認をしてくださる方を「社内のお客さま」と捉え、日々の実務に向き合っています。

　これまで手作業で行っていたデータ集計や確認作業では、どうしても入力ミスや計算ミスのリスクがあり、二重チェックに時間がかかっていました。また、業務を進める中で「どう進めるべきか」の判断に迷い、指示を出す側へ質問したり回答を待ったりするやり取りが発生し、双方にとって時間と確認の負担が大きいことが課題でした。

　そこで、手作業で行っていた集計や計算業務にExcelやスプレッドシートの数式・関数を組み込み、ミスなく正確に自動で計算・出力できる仕組みを整えました。さらに、業務の手順や判断基準をまとめたマニュアルを整備。自分が作業時に迷う時間をなくすと同時に、指示を出す側へ「質問する時間・答えてもらう時間」を最小限に抑える工夫を行いました。

　集計の自動化で正確性を高め、マニュアル化で迷う時間・質問する時間を減らす。指示を出す側の負担と、指示を受ける側の負担の双方をなくすアプローチで業務を通して考えることが、全体の業務スピード向上につながると実感しています。

　こうして複雑なやり取りや確認コストを削り、正確でスムーズな業務体制を整えることこそが、結果として大切なお客さまへより迅速で高品質なサービスをお届けすることにつながっていくのだと考えています。現場でのひとつひとつの工夫を大切に、これからもサービスの質を高めてまいります。

（文責：松石　美紅）