Googleの機能を生かして生産性を上げる

DXで業務改善！とよく耳にしますが、予算がなくてどうにも対応できそうにない…という経営者の方は、中小企業に多いのではないでしょうか？
HOPでは、主にKintoneとGoogle Workspaceを使って業務管理をしています。特にGoogle Workspaceのアプリケーションは感覚的に操作ができ、費用も安価（利用するだけであれば無料）ですので、電子化にチャレンジしたいけれども足踏みをしている方には強くお勧めしたいです。

HOPでは、お客様とのやりとりにおいて、こういったシーンでGoogle Workspaceを利用しています。

➢　Googleフォームで新入社員の情報収集

新しく社員が入社すると、社会保険の手続きが必要になります。社会保険の手続きをするには、その方のお名前や生年月日はもちん、各保険の番号なども私たち社労士事務所にご提供いただかなければなりません。メールでやり取りするのが面倒…というお客様には、Googleフォームを利用した情報収集を提案しています。
Googleフォームはアンケート形式になっている回答ツールです。HOPでテンプレートを作成しておりますので、このフォームを使って社員の方に自分で自身の情報を入力し、HOPに報告することができます。

➢　Googleスプレッドシートで進捗管理

社労士事務所に手続きを依頼したけれど、進捗が分からなくてもやもやする…そんな経験はありませんか？
Googleスプレッドシートはインターネットブラウザ上で使用できるExcelに似た機能を持ったツールです。このスプレッドシートを利用して手続きを一覧にして見える化することにより、いつ申請したか、書類の発送はできているのかなど、HOPでの作業をリアルタイムで確認することが可能になります。
メールやチャットでのメモは流れていってしまいますが、スプレッドシートで記録すれば情報を一元管理することができます。

➢　Googleドキュメントで雇用契約書作成

雇用契約書はWordで作成している会社が多いですが、社労士にレビューをしてもらうためにデータをメールに添付してやりとりするのは結構面倒ではないでしょうか。Googleドキュメントはインターネットブラウザ上で使用できるWordに似た機能を持ったツールです。コメントや変更履歴も残せますし、Word形式でダウンロードすることもできるので、契約書の作成がぐっと楽になるはずです。

世の中にはたくさんのツールが溢れています。人事労務だけでも、〇〇HR、労務〇〇など様々な種類があり機能もそれぞれ異なるため、合ったツールを選定しないと「折角高いお金を払って導入したのに使えない…」という状況になりかねません。

HOPの社労士チームでは、お客様のご要望に合わせてサービスの内容を決め、それに合ったツールをご用意することができます。Google Workspaceを活用したサービス事例は、きっと御社の課題も解決するはずです。

（文責：植松　沙和子）