「人事労務を永年担当していた社員が退職することになったので手伝ってほしい」
これまで社会保険手続きの一部業務をお任せいただいていたクライアントさまからのご相談でした。全国に店舗展開されているクライアントさまで入社・退社等の手続きも年間を通じて発生されることもあり、社会保険の手続きを安定して滞りなく対応していくことが求められていました。
ご相談内容
＜現状分析と改善策＞
対応手順
・現状の手続きまでの流れを確認
・クライアントさまとHOPの役割分担の明確化
・進捗管理をクライアントさまとHOPでリアルタイムで行うための管理表の整理
・クライアントさまが使用をされている
Webツール（人事管理、給与計算、勤怠管理等）をHOPで操作する権限の付与
解決策
社会保険の手続きを行うにあたっては、その手続きによって必要な情報が異なり、その情報を複数のツールで管理されているのが一般的です。そのため、これまでは今回退職される人事担当の方が情報を整理して伝えてくださっていましたが、現在はクライアントさまには必要最低限の情報共有を頂き、それ以外に必要な情報は私たちが直接それぞれのツールにアクセスをして情報収集を行い対応しています。
また、クライアントさまからはさらに、「社会保険に関わる従業員からの問い合わせ窓口も任せたい」というご相談も追加で頂き、現在その体制構築を進めているところです。
まとめ
自社でも行うことができる社会保険手続きや給与計算業務をアウトソーシングするメリットの一つに、担当者の退職や急なお休み等に左右されることがないという点があります。また、定型的な業務をアウトソーシングすることで自社の社員にはコア業務に専念させたいというご相談も増えております。私たちは人事労務の専門家としてお客様が何を望んでいらっしゃるかを常に考え行動しています。お困りのことがありましたら是非一度ご相談ください。
（文責：都築 和行）