現場の社員と直接やりとりをし、人事部を経由することなく労務手続きを完結させてほしい。
日本全国に店舗を展開する飲食業のお客様からのご依頼でした。従業員のプロフィールや雇用契約の内容は様々であり、且つ従業員数も多いため、本社で情報をとりまとめ社会保険に関する事務を遂行するのには膨大な労力を要していました。
ご相談内容
現状分析と改善策
具体的な原因
手続に必要な情報のとりまとめに、複数の人間が関わり、多くの時間を使っていました。
現場の店長が手続きを必要とする本人の情報をとりまとめ本社の人事部に報告、本社の人事部が情報の精査を行い必要なデータとともにHOPへ報告…手続完了後も同様の経路で本人に書類や保険証が渡っていました。現場の店長や社員には社会保険実務に明るくない方も多く、従業員から質問を受けた際も人事部やHOPに確認をとるまで解決しないこともありました。
解決策
1. アプリの開発
HOPグループでお付き合いのあるIT企業に依頼し、従業員から直接手続申請が出来るアプリを開発しました。これにより店長と人事部が行っていた情報のとりまとめに要していた手間を省くことができました。
2. ホットラインの開設
従業員からの質問にすぐにお答えできるよう、HOPに専用の電話回線とメールを設けました。従業員に直接、専門家としての回答ができるようになりました。
3. 直送サービス
行政から送付される決定通知書や健康保険証などをHOPで取りまとめ店舗へ直接送付するフローに変更しました。人事部が行っていた郵送作業がなくなりました。
まとめ
昨今、管理部門の業務圧縮をしたいというご要望や、リソース不足に悩む会社が増えています。思い切って専門家にアウトソースすることで、業務の効率化や従業員へのサービス向上を図ることができます。「より正確にスピーディーに労務管理を行いたい」という方は是非アウトソースサービスをご検討ください。
（文責：植松 沙和子）