みなさまは、従業員さまの勤怠情報をどのように管理していますか？紙のタイムカードやエクセルなど、様々な方法があると思いますが、今回はクラウド型の勤怠管理システムについてご紹介します。

クラウド型の勤怠管理システムを使用するメリットはいくつかありますが、下記の２点に着目してお伝えします。

① インターネットが繋がる環境であれば、端末の制約を受けず勤怠情報の記録をすることができる
② 勤怠記録の保管義務への対応が容易になる

まず①についてですが、、紙のタイムカードですと、タイムカードそのものが無いと勤怠を記録することができません。また、エクセルでの管理ですと勤怠情報が記録されているファイルが保存されている端末でないと記録をすることができません。
しかし、クラウド型の勤怠管理システムであれば、インターネットが繋がる環境であればスマートフォンやパソコンなどから容易に勤怠を記録することができます。

続いて②についてですが、勤怠記録に保管義務があることはご存じでしょうか？労働基準法により、勤怠記録は原則5年間（当分の間は3年間）の保管義務が定められています。紙のタイムカードの場合、保管場所を確保したり、一定期間ごとに保管データを整理したりと、管理に手間がかかってしまいます。
しかし、クラウド型の勤怠管理システムであれば法定保管期間内の保管は勿論のこと、システムによっては一定期間を経過した不要なデータを削除するような機能が備えられていることもあります。