コラム

　AIを使ってメールの下書きや議事録の要約を作る。Excelの式を作ってもらう。自分のやりたいことを入力画面に入れるだけで、AIは大体どんなことでも答えてくれるようになりました。

　AIに「こんなこともできるんだ」という知識を持っているかどうか、それだけでも日々の仕事の進め方に大きな差がつくことを実感し、AIを単なる「文章作成ツール」や「計算の代行」として使うのはもったいないなと、最近つくづく感じています。

　実は、私が最近「これは便利だ！」と感動しているのが、GoogleドライブとAIを組み合わせた使い方です。

　通常、PCのエクスプローラーで資料を探そうとしても、引っかかるのはせいぜい「ファイル名」や「タイトル」だけですよね。

　でも、Googleドライブ内でGeminiを開き、「〇〇の資料はある？」と質問すると、AIはフォルダに入っているファイルの中身の文章やデータまで、丸ごと深く精査して必要な情報を探し出してくれます。

　例えば、「このフォルダに入っている、スキャンされた大量の社内研修資料を全部読んで、日付順に並び替えたスケジュール一覧表を作って。そのとき、各回の決定事項と担当者も一緒に抽出してね」と指示を出します。

　するとAIは、ファイル名がバラバラだったり、ただスキャン画像として放り込まれていたりする資料の山から、中身のテキストを自動で読み取って精査します。そして、人間が手作業で並び替えることなく、一瞬で指定した通りのきれいな順番に整理して提示してくれるのです。

　さらにすごいのが、手書きメモや、会議で撮ったホワイトボードの写真といった画像の中の文字まで精査してくれる点です。とりあえずスマホで撮ってドライブに放り込んでおいたメモも、AIなら手書きの文字をきれいに解読して、議事録のテキストとして整理・統合してくれます。こうした「中身の文字情報を深く精査できる」のが、Googleドライブならではの圧倒的な強みです。

　以前までは資料を行き来したり、大量にスクロールしてどこまで確認したかが分からなくなったりしていましたが、この機能を使うことで、大幅に時間が削減できるようになりました。

　このように、AIができることの幅広さを知っているだけでも、自分の心に余裕が生まれます。

　大切なのは、AIを上手に頼って自分の「空き時間」を作ること。そして、その浮いた時間を使って、自分にできることや新しい知識を一つずつ増やしていくことではないでしょうか。それこそが、これからの時代に私たちが着実に成長していくための、一番大切なポイントだと感じています。そんな身近な一例として、この情報がほんの少しでも誰かの役に立てば嬉しいです。これからも目の前の業務に一つずつ、誠実に向き合っていきたいと思います。